Cevap: Kurum Arşivi, Üniversitenin akademik ve idari birimlerinde bulunan, saklama planına göre Kurum Arşivine devredilmesi gereken belgelerin muhafaza edildiği ve merkezi arşiv hizmetlerinin yürütüldüğü arşivdir. Üniversitenin tüm akademik ve idari birimlerini kapsar.

Cevap: Birim Arşivi, Üniversitenin akademik ve idari birimleri tarafından üretilen veya temin edilen belgelerin, ilgili saklama planı ve yürütülen hizmetin gereklilikleri doğrultusunda muhafaza edildiği arşivdir. Birimler, görevleriyle ilgili belgeleri düzenli şekilde dosyalamak, korumak ve saklama sürelerini takip etmekle sorumludur.

Cevap: Birim Belge Yöneticisi, birim arşivindeki belgelerin düzenlenmesi, muhafazası, dosyalama düzeninin sağlanması, uygunluk kontrolü ve Kurum Arşivine devir hazırlıklarının yürütülmesi amacıyla birim amiri tarafından görevlendirilen personeldir. Her akademik ve idari birimde en az bir personel bu görev için görevlendirilmeli ve görevlendirme Arşiv Hizmetleri Şube Müdürlüğüne bildirilmelidir.

Cevap: Birim arşivleri, ilgili birim amirlerinin denetiminde Birim Belge Yöneticileri tarafından yürütülür. Birim personeli de kendi görev alanındaki belgelerin doğru dosyalanması, ekleriyle birlikte muhafaza edilmesi ve ilgili arşiv düzenine uygun şekilde teslim edilmesi süreçlerine katkı sağlamalıdır.

Cevap: Arşivlik belge, henüz arşiv belgesi niteliğini kazanmamış olmakla birlikte saklanması gereken veya hizmetin yürütülmesi açısından işlevini sürdüren belgedir. Arşiv belgesi ise işlem süreci tamamlanmış, saklama planı ve ilgili mevzuat kapsamında arşiv değeri taşıyan ve muhafaza edilmesi gereken belgedir. Belgenin hangi grupta değerlendirileceği belirlenirken belgenin niteliği, kullanım durumu, saklama planı ve yürürlükteki mevzuat birlikte dikkate alınmalıdır.

Cevap: Belgeler, Yükseköğretim Üst Kuruluşları ve Yükseköğretim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı ile Üniversitenin Kurumsal Standart Dosya Planı esas alınarak dosyalanmalıdır. Belgeyle ilgili faaliyet veya işlemi doğru tanımlayan dosya kodu kullanılmalı, konu bütünlüğü korunmalıdır.

Cevap: Dosya ve klasörler hazırlanırken belgelerin doğru dosya koduyla ilişkilendirilmesine, aynı işleme ait belgelerin bir arada tutulmasına, eklerin eksiksiz olmasına, dosya ve klasör etiketlerinin doğru düzenlenmesine ve içerik listelerinin hazırlanmasına dikkat edilmelidir. Belgelerin gerektiğinde kolayca bulunabilmesi için dosyalama düzeni korunmalıdır.

Cevap: Dosya/Klasör İçerik Listesi, bir dosya veya klasörde bulunan belgelerin tanımlanmasını ve içeriklerinin kontrol edilmesini sağlayan listedir. Kurum Arşivine devredilen veya imha işlemine konu olan her klasör için ilgili liste eksiksiz hazırlanmalı ve klasörün önüne eklenmelidir.

Cevap: Dosya ve klasör etiketleri, Üniversitenin belirlediği standartlara uygun olarak hazırlanmalıdır. Etiketlerde dosya kodu, konu, yıl ve ilgili birimi tanımlayan gerekli bilgiler doğru şekilde yer almalıdır. Etiketleme işlemlerinde Üniversitenin güncel dosya etiketi formları ve Birim Arşiv İşlemleri Kılavuzu esas alınmalıdır.

Cevap: Belgelerin saklama süreleri, ilgili mevzuat ve Yükseköğretim Üst Kuruluşları ve Yükseköğretim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı hükümlerine göre belirlenir. Birimler, dosya kodlarına karşılık gelen saklama sürelerini dikkate almalı; saklama süresi dolmadan belgeyi imha etmemeli ve Kurum Arşivine devir gerekliliğini buna göre değerlendirmelidir.

Cevap: Önceki yıla ait dosya ve klasörler her yıl ocak ayı içerisinde uygunluk kontrolünden geçirilmelidir. Dosya kodları, belgelerin ekleri, klasör etiketleri ve içerik listeleri kontrol edilmeli; saklama planına göre Kurum Arşivine devredilmesi gereken dosyalar belirlenerek devir belgeleri hazırlanmalıdır.

Cevap: Üniversitemiz Arşiv Yönergesine göre önceki yıla ait dosya ve klasörlerin uygunluk kontrolü ocak ayında yapılır ve çalışmaların şubat ayı sonuna kadar tamamlanması öngörülür. Hazırlanan standart formların takvim yılının ilk üç ayı içerisinde eksiksiz şekilde Genel Sekreterliğe gönderilerek Kurum Arşivine devir işlemlerinin yürütülmesi gerekir.

Cevap: Kurum Arşivine devredilecek dosya ve klasörler için FRM-0986 Arşiv Belgesi Devir Teslim ve Envanter Formu düzenlenir. Devredilecek her klasör için FRM-0987 Dosya/Klasör İçerik Listesi eksiksiz hazırlanır. Formların güncel sürümleri kullanılmalı ve devir dosyası gerekli bilgiler tamamlanarak gönderilmelidir.

Cevap: Devir öncesi yapılan uygunluk kontrolünde eksik belge, ek, hatalı dosya kodu, yanlış etiket veya içerik listesi eksikliği tespit edilirse ilgili eksiklikler giderilmelidir. Dosya ve klasörler, gerekli düzenlemeler tamamlandıktan ve devir belgeleri eksiksiz hâle getirildikten sonra Kurum Arşivine gönderilmelidir.

Cevap: Hayır. Saklama süresinin dolması, birim tarafından doğrudan imha yapılabileceği anlamına gelmez. Dosyalar, ilgili saklama planı ve arşiv mevzuatı kapsamında değerlendirilmek üzere Kurum Arşivine devredilir. İmha edilip edilmeyeceği yetkili Ayıklama ve İmha Komisyonunun değerlendirmesi ve gerekli onay süreçleri sonucunda belirlenir.

Cevap: Kurum Arşivinden belge talebi, Üniversitenin belirlediği usule göre FRM-0985 Belge/Dosya İstek Formu ile gerçekleştirilir. Talep edilen belgenin tanımlayıcı bilgilerinin eksiksiz belirtilmesi gerekir. Karşılanan talepler kayıt ve zimmet usulleri çerçevesinde yürütülür.

Cevap: Arşivden talep edilen ve inceleme amacıyla teslim edilen belgeler, teslim ve zimmet kayıtları takip edilerek ilgili arşiv birimine iade edilmelidir. Belgenin kaybolmasını, zarar görmesini veya yetkisiz kişilerin eline geçmesini önlemek için teslim ve iade sürecinde kayıt düzeni korunmalıdır.

Cevap: Arşiv belgesi niteliğindeki belgelerin asılları, kural olarak arşivden dışarıya verilmez. Bir hakkın korunması, ispatı veya bir hizmetin görülmesi gibi gerekli durumlarda mevzuata uygun örnekler verilebilir ya da yetkili kişilerce yerinde inceleme yapılabilir.

Cevap: Gizlilik dereceli belgeler, gizlilik dereceleri ve erişim yetkileri dikkate alınarak muhafaza edilmelidir. Bu belgelerin yetkisiz kişilerce görülmesi veya kullanılmasını önlemek amacıyla gerekli erişim kısıtlamaları uygulanmalı; gizlilik dereceli evrak bulunan klasör ve kutular uygun şekilde işaretlenerek güvenli alanlarda saklanmalıdır.

Cevap: İşlem gördüğü dönemde gizli kabul edilen ve bu özelliğini koruyan arşiv belgelerinin gizliliğinin kaldırılması, ilgili birimin görüşü alındıktan sonra Üniversite Arşiv Yönergesinde belirtilen yetkili tarafından karara bağlanır. Gizliliği kaldırılan belgelere bu durumu gösteren tarih ve karar bilgisi işlenir.

Cevap: Hayır. Birim arşivlerinde ve diğer birim alanlarında imha işlemi yapılamaz. Saklama süresi dolan veya imha edilmesi gerektiği düşünülen dosya ve klasörler Kurum Arşivine devredilir. İmha işlemi, yetkili Ayıklama ve İmha Komisyonunun kararı ve gerekli onay süreçleri doğrultusunda yürütülür.

Cevap: Bartın Üniversitesi Arşiv Yönergesine göre Kurum Arşivinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri için beş kişilik komisyon oluşturulur. Komisyon her yıl mart ayının başında çalışmaya başlar, üye tam sayısıyla toplanır ve kararlarını oy çokluğuyla alır. Tereddüt hâlinde belgelerin saklanmasına karar verilmiş sayılır.

Cevap: Cari işlemlerde fiilen rolü bulunan, saklama süresini tamamlamamış veya herhangi bir davaya konu olan belgeler ayıklama ve imha işlemine tabi tutulamaz. Dava konusu belgeler, dava sonuçlansa bile konu ortadan kalkıncaya kadar ilgili kısıtlamalar dikkate alınarak muhafaza edilmelidir. Ayrıca saklanması gereken arşiv belgeleri, ilgili mevzuat ve saklama planı hükümleri çerçevesinde korunmalıdır.

Cevap: İmha edilmesi önerilen dosya ve klasörler için İmha Listesi hazırlanır. Liste Ayıklama ve İmha Komisyonu tarafından değerlendirilir ve gerekli tutanaklar düzenlenir. Bartın Üniversitesi Arşiv Yönergesine göre imha listeleri ve imha işlemi Devlet Arşivleri Başkanlığının uygun görüşü alındıktan sonra Rektör onayı ile kesinleşir.

Cevap: İmhasına usulüne uygun şekilde karar verilen belgeler, başkaları tarafından görülüp okunması mümkün olmayacak şekilde parçalanarak geri dönüşümde değerlendirilir. İmha listeleri, imha tutanakları ve bunlarla ilgili diğer belgeler on yıl süreyle muhafaza edilir.

Cevap: Arşiv mekânlarının oluşturulması, fonksiyonel bölümlere ayrılması ve donatılmasında yürürlükteki ilgili standartlar ve mevzuat esas alınmalıdır. Üniversite Arşiv Yönergesinde TS 13212 standardına atıf yapılmaktadır. Ancak yüklenen Arşiv Mekânlarının Düzenlenmesi Rehberinde bu standardın iptal edilerek yerine TS ISO 11799 standardının kabul edildiği belirtilmektedir. Bu nedenle uygulamada kullanılacak standardın güncel durumu teyit edilmelidir.

Cevap: Arşiv depoları su baskını riski taşıyan veya tesisat borularının geçtiği alanlarda oluşturulmamalıdır. Belgelerin korunması için yangın, rutubet, sıcaklık değişimleri, zararlı canlılar, yetkisiz erişim ve diğer fiziksel riskler değerlendirilmelidir. Depolama alanları belgelerin güvenli ve düzenli biçimde muhafazasına uygun olmalıdır.

Cevap: Uygun sıcaklık ve nem koşulları, havalandırma ve doğru raf düzeni belgelerin fiziksel bütünlüğünün korunmasına yardımcı olur. Arşiv mekânlarında uygun iklimlendirme koşulları kesintisiz sağlanmalı; depolama alanları belgelerin zarar görmesini önleyecek ve güvenli erişimi destekleyecek şekilde düzenlenmelidir.

Cevap: Elektronik belgeler, fiziksel belgeler gibi kayıt altına alınmalı, uygun dosya planıyla ilişkilendirilmeli ve yetkisiz erişime karşı korunmalıdır. Belgenin içeriği, üstverileri ve bütünlüğü korunmalı; elektronik belgelerin saklanması ve gerektiğinde erişilebilir olması için ilgili dijitalleştirme düzenlemeleri ile elektronik belge yönetimi kuralları uygulanmalıdır.

Cevap: Arşiv işlemlerinde kullanılan güncel standart formlar, Birim Arşiv İşlemleri Kılavuzu ve ilgili uygulama dokümanları takip edilmelidir. Üniversitenin yayımladığı formlar arasında FRM-0985 Belge/Dosya İstek Formu, FRM-0986 Arşiv Belgesi Devir Teslim ve Envanter Formu ve FRM-0987 Dosya/Klasör İçerik Listesi bulunmaktadır. Arşiv işlemleriyle ilgili tereddütlerde Arşiv Hizmetleri Şube Müdürlüğü ile iletişime geçilebilir.