İş Akış Şemaları
ARŞİV HİZMETLERİ ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ
REKTÖRLÜĞE BAĞLI BİRİM ARŞİVLERİNDE YAPILACAK İŞ VE İŞLEMLER
İş Akış Şeması
BAŞLANGIÇ
↓
1. OCAK AYI — UYGUNLUK KONTROLÜ
Önceki yıla ait dosya ve klasörleri incele.
↓
2. DOSYA VE KLASÖRLERİ KONTROL ET
- Dosyalama kurallarına uygunluk
- Belgelerin ve eklerinin tamlığı
- Belgelerin tarih sıralaması
- Dosya/klasör etiketleri
- Dosya/Klasör İçerik Listeleri
↓
EKSİKLİK VAR MI?
EVET
↓
Eksiklikleri gider ve uygunluk kontrolünü tekrarla.HAYIR
↓
Her klasör için içerik listesini eksiksiz hazırla.↓
3. DOSYALARIN İŞLEM VE SAKLAMA DURUMUNU BELİRLE
↓
4. FORM VE LİSTELERİ KONTROL ET
Her klasörün Dosya/Klasör İçerik Listesini ve ilgili formları kontrol et.
↓
5. BELGELERİ GÖNDER
Hazırlanan form ve listeleri belirtilen usule göre Genel Sekreterliğe gönder.
↓
BİRİMDEKİ HAZIRLIK İŞLEMLERİ TAMAMLANDI
ARŞİV ÇALIŞMA TAKVİMİ
OCAK
Önceki yıla ait dosya ve klasörlerin uygunluk kontrolü.
OCAK AYI SONRASI
Eksikliklerin giderilmesi ve içerik listelerinin tamamlanması.
OCAK–MART
İşlemi tamamlanmış, uygunluk kontrolü yapılmış ve eksiklikleri giderilmiş dosya ve klasörlerin arşive devri.
DİKKAT EDİLMESİ GEREKENLER
- İmha işlemleri birim tarafından yapılmaz; Kurum Arşivi tarafından yürütülür.
- İmha ve devir değerlendirmelerinde saklama süreli Standart Dosya Planı dikkate alınır.
- Devir işlemleri ilgili mevzuat çerçevesinde yürütülür.
Mevzuat dayanağı: Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik'in 13 ve 14. maddeleri ve ilgili Saklama Süreli Standart Dosya Planı.
