Ayrıcalıklı Birimler
ARŞİV HİZMETLERİ ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ
AYRICALIKLI BİRİM ARŞİVLERİNDE YAPILACAK İŞ VE İŞLEMLER
İş Akış Şeması
BAŞLANGIÇ
↓
1. OCAK AYI — UYGUNLUK KONTROLÜ
Önceki yıla ait dosya ve klasörleri incele.
↓
2. DOSYA VE KLASÖRLERİ KONTROL ET
- Dosyalama kurallarına uygunluk
- Belgelerin ve eklerinin tamlığı
- Belgelerin tarih sıralaması
- Dosya/klasör etiketleri
- Dosya/Klasör İçerik Listeleri
↓
EKSİKLİK VAR MI?
EVET
↓
Eksiklikleri gider ve uygunluk kontrolünü tekrarla.HAYIR
↓
Her klasör için içerik listesini eksiksiz hazırla.↓
3. İŞLEM VE SAKLAMA SÜRELERİNİ DEĞERLENDİR
İmha adayı dosyaları ve Devlet Arşivleri Başkanlığına devri değerlendirilecek belgeleri belirle.
↓
4. FORMLARI VE İÇERİK LİSTELERİNİ KONTROL ET
Hazırlanan formların ve her klasöre ait içerik listesinin eksiksiz olduğunu kontrol et.
↓
5. KURUM ARŞİVİNE SUN
İmha Listesini ve Devlet Arşivleri Başkanlığına devri değerlendirilen belgeler için hazırlanan formu, belirtilen usule göre Genel Sekreterliğe gönder.
↓
HAZIRLIK VE BİLDİRİM İŞLEMLERİ TAMAMLANDI
ARŞİV ÇALIŞMA TAKVİMİ
OCAK
Önceki yıla ait dosya ve klasörlerin uygunluk kontrolü.
OCAK AYI SONRASI
Eksikliklerin giderilmesi ve içerik listelerinin tamamlanması.
OCAK–MART
Uygunluk kontrolü ve eksikliklerin giderilmesine ilişkin çalışmaların tamamlanması.
DİKKAT EDİLMESİ GEREKENLER
- Ayrıcalıklı birimler doğrudan imha işlemi yapmaz.
- İmha işlemleri Kurum Arşivi tarafından yürütülür.
- Hazırlanan formlar ve listeler Kurum Arşivi sürecine sunulur.
- Devir ve imha süreçlerinde ilgili mevzuat esas alınır.
Mevzuat dayanağı: Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik'in 13 ve 14. maddeleri ve ilgili Saklama Süreli Standart Dosya Planı.
