Arşiv İş ve İşlemleri Rehberi

Amaç ve kapsam

Bu rehber, Bartın Üniversitesinin akademik ve idari birimlerinde belge yönetimi ve arşiv işlemlerinin düzenli, güvenli ve koordineli biçimde yürütülmesine yardımcı olmak amacıyla hazırlanmıştır. Birim arşivleri ve Kurum Arşivinde yürütülen işlemleri kapsar.

Dayanak

• Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik
• Bartın Üniversitesi Arşiv Yönergesi
• Yükseköğretim Üst Kuruluşları ve Yükseköğretim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı
• Üniversitenin güncel uygulama yazıları ve iş akış şemaları

Not: Rehber mevzuatın yerine geçmez; güncel düzenlemeler önceliklidir.

Kurum Arşivi

Belgelerin kabulü, kayıt altına alınması, düzenlenmesi, korunması, saklama sürelerinin takibi, ayıklama ve imha süreçlerinin koordinasyonu ile Devlet Arşivlerine devir çalışmalarını yürütür.

Birim arşivleri

Birimler kendilerine ait belgelerin dosyalanmasından, korunmasından, saklanmasından ve arşiv işlemlerine hazırlanmasından sorumludur.

Birim Belge Yöneticisi

Dosyalama, uygunluk kontrolü, belge hazırlığı ve arşiv işlemlerinin takibini ilgili personelle koordineli yürütür. Akademik birimlerde kontrol, koordinasyon ve denetim akademik birim sekreterleri tarafından gerçekleştirilir.

Dosya kodu

Belgeler, konuları ve işlemin niteliği esas alınarak yürürlükteki Standart Dosya Planına uygun kodlarla dosyalanır. Aynı işleme ait belgeler ve ekleri birlikte muhafaza edilir.

Dosya düzeni

Belgelerin işlem bütünlüğü ve tarihsel sıralaması korunur. Konu dosyaları ilgili yıl içinde açılır; uzun süren vaka dosyalarında işlemin tamamlandığı yıl dikkate alınır.

İçerik listesi ve etiket

Her dosya veya klasör için Dosya/Klasör İçerik Listesi hazırlanır. Etikette kurum, birim, dosya kodu, konu, yıl ve gerekli tanımlayıcı bilgiler bulunur.

Belgeler; yangın, su baskını, rutubet, sıcaklık, toz, haşerat, hırsızlık ve yetkisiz erişime karşı korunur. Arşiv mekânlarının düzenlenmesinde TS 13212 standardı dikkate alınır.

Belgelerin asli düzeni bozulmaz; dosya ve klasörler yerleşim planına göre muhafaza edilir. Kurum Arşivinde raf ve yerleşim şemaları hazırlanır. Arşiv alanları temiz, düzenli ve güvenli tutulur.

Hatırlatma: Üniversitenin her yıl yayımladığı yazılardaki son tarihler ayrıca uygulanır; önceki yıla ait tarihler sonraki yıllar için geçerli kabul edilmez.

Her yıl ocak ayında önceki yıla ait dosya ve klasörlerin arşive devre uygunluğu incelenir. Kontrolde:

1. Dosya kodlarının doğruluğu,
2. Belgelerin ve eklerin bütünlüğü,
3. Tarihsel sıralama,
4. Dosya/klasör etiketleri,
5. Dosya/Klasör İçerik Listeleri,
6. Varsa kayıtlarla uyum kontrol edilir.

Eksiklikler devir öncesinde tamamlanır. Uygunluk kontrolü tamamlanmayan dosyalar devre hazır sayılmaz.

İşlem sırası

1. Belgelerin dosyalanması ve uygunluk kontrolü,
2. Saklama planına göre durumlarının belirlenmesi,
3. Her klasör için içerik listesinin hazırlanması,
4. Kurum Arşivine devredilecek belgeler için Arşiv Belgesi Devir Teslim ve Envanter Formu hazırlanması,
5. İmha adayı belgeler için İmha Listesi hazırlanması,
6. Devlet Arşivlerine devir adayı belgeler için ilgili envanterin hazırlanması,
7. Formların güncel resmî yazıda belirtilen usulle Genel Sekreterliğe iletilmesi ve Kurum Arşiviyle koordinasyon.

Önemli: Birim personeli belgeleri kendiliğinden imha edemez. Devir ve imha süreçleri yetkili değerlendirme ve onay aşamalarına tabidir.

Ayrıcalıklı birim arşivlerinde belgeler kendi birim arşivlerinde muhafaza edilir; Kurum Arşivi'ne, imha edilmesi uygun görülen belgeler ve Devlet Arşivleri Başkanlığı'na devredilecek belgeler gönderilir.

İşlem sırası

1. Dosyalama ve uygunluk kontrolü,
2. Saklama sürelerinin değerlendirilmesi,
3. İmha adayı belgelerin ve Devlet Arşivlerine devir adayı belgelerin belirlenmesi,
4. İmha adayı belgeler için İmha Listesi hazırlanması,
5. Devlet Arşivlerine devredilecek belgeler için Arşiv Belgesi Devir Teslim ve Envanter Formu hazırlanması,
6. Her klasör için Dosya/Klasör İçerik Listesi hazırlanması,
7. Listelerin güncel yazıda belirtilen usulle Genel Sekreterliğe gönderilmesi.

Önemli: Ayrıcalıklı birim arşivleri imhayı kendileri gerçekleştirmez; imha işlemleri Kurum Arşivi tarafından, gerekli karar ve onaylar tamamlandıktan sonra yürütülür.

İlgili iş akış şeması: Ayrıcalıklı Birim Arşivlerinde Yapılacak İş ve İşlemler.

Belge kabulü ve kayıt

Dosya ve klasörler devir-teslim ve envanter formlarıyla karşılaştırılarak teslim alınır. Eksiklikler ilgili birimle giderilir. Teslim alınan belgeler kayıt altına alınır.

Yerleştirme ve takip

Belgelerin asli düzeni korunur; dosya ve klasörler raf ve yerleşim şemasına göre yerleştirilir. Belgeler yukarıdan aşağıya ve soldan sağa doğru raflara dizilir. Saklama süreleri takip edilir.

Koordinasyon

Ayıklama ve İmha Komisyonu çalışmalarına hazırlık, gerekli uygun görüş ve onay süreçleri, Devlet Arşivlerine devir ve belge talepleri ilgili mevzuat kapsamında koordine edilir.

Ayıklama

Saklanması gereken belgeler ile saklanmasına gerek kalmayan belgelerin, saklama planı ve mevzuat kapsamında değerlendirilmesidir. Saklama süresi dolması tek başına imha yetkisi vermez.

Komisyon

Ayıklama ve imha işlemleri mevzuata uygun oluşturulan beş kişilik Ayıklama ve İmha Komisyonu tarafından değerlendirilir. Komisyon mart ayı başında çalışmaya başlar; üye tam sayısıyla toplanır ve oy çokluğuyla karar verir. Tereddüt hâlinde saklama yönünde karar verilmiş sayılır.

Liste, uygun görüş ve onay

1. İmha adayı belgeler belirlenir ve listelenir.
2. Yetkili komisyon tarafından değerlendirilir.
3. Devlet Arşivleri Başkanlığının uygun görüşü alınır.
4. Rektör onayı tamamlanır.
5. İmha işlemi Kurum Arşivi tarafından, okunamayacak biçimde parçalama yöntemiyle yürütülür ve tutanağa bağlanır.

İmha listeleri, tutanakları ve ilgili belgeler 10 yıl muhafaza edilir.

Dikkat: Birim arşivlerinde ayıklama yetkisinin kapsamına ilişkin Yönerge ve Yönetmelik hükümleri birlikte değerlendirilmelidir; bu sayfa birimlere bağımsız imha yetkisi vermez.

Arşiv belgesi niteliğindeki belgeler, saklama planı ve mevzuat hükümleri çerçevesinde belirlenir; imha edilmez. Belgelerin uygunluk kontrolü tamamlanır, dosya bütünlüğü korunur ve Arşiv Belgesi Devir Teslim ve Envanter Formu hazırlanır.

Devir tarihi, yöntemi ve diğer işlemler Devlet Arşivleri Başkanlığı ile koordinasyon içinde, ilgili mevzuat ve Başkanlığın talimatlarına göre yürütülür.

Arşivdeki belgelerden yararlanma talepleri Belge/Dosya İstek Formu ile yapılır. Talep edilen belgenin kimliği, ilgili birim ve talepte bulunan görevli belirtilir.

Belge teslimi ve iadesi kayıt altına alınır. Gizlilik, kişisel verilerin korunması ve erişim yetkilerine uyulur. Arşiv belgesi asıllarının kurum dışına çıkarılmasına ilişkin mevzuat sınırlamaları gözetilir.

Elektronik belge yönetimi

Elektronik belgeler doğru dosya koduyla ilişkilendirilir; bütünlükleri, erişim yetkileri ve saklama koşulları korunur. Elektronik belgelerin saklama ve tasfiye işlemleri ilgili mevzuat ve saklama planına göre yürütülür.

Fiziki belgelerin dijitalleştirilmesi

Tarama öncesinde belgeler belirlenir ve hazırlanır; tarama, kalite kontrol, üstveri ve güvenli saklama işlemleri ilgili usul ve esaslara göre gerçekleştirilir. Dijitalleştirme, fiziki belgenin kendiliğinden imha edilebileceği anlamına gelmez.

Not: Bu bölüm genel bilgilendirmedir; Üniversitede planlanan dijitalleştirme ve e-arşiv uygulamaları tamamlanmış bir süreç olarak sunulmamaktadır.

• Dosya/Klasör İçerik Listesi: Klasördeki belgelerin tanımlanması.
• Arşiv Belgesi Devir Teslim ve Envanter Formu: Devir ve envanter kayıtları.
• İmha Listesi: İmha adayı belgelerin değerlendirmeye sunulması.
• İmha Tutanağı: Gerçekleşen imhanın belgelendirilmesi.
• Belge/Dosya İstek Formu: Arşivden belge talebi ve takibi.

Üniversite formlarına ulaşın ↗

İş akışları: “Rektörlüğe Bağlı Birim Arşivlerinde Yapılacak İş ve İşlemler” ve “Ayrıcalıklı Birim Arşivlerinde Yapılacak İş ve İşlemler” şemalarının güncel yayımlanmış sürümleri esas alınmalıdır.

• Yanlış Standart Dosya Planı koduyla dosyalama yapılması
• Belgelerin eklerinden ayrılması ve işlem bütünlüğünün bozulması
• İçerik listesi veya etiket olmadan dosya devredilmesi
• Güncel saklama planının kontrol edilmemesi
• Saklama süresi dolan belgenin doğrudan imha edilmesi
• Komisyon, uygun görüş ve onay tamamlanmadan imha yapılması
• Yetkisiz kişilere belge verilmesi
• Rektörlüğe bağlı ve ayrıcalıklı birim arşivi süreçlerinin karıştırılması
• Önceki yılların son tarihlerinin güncel kabul edilmesi

Tereddüt edilen işlemler Kurum Arşivi ile koordinasyon içinde yürütülmelidir.

Bu rehber Bartın Üniversitesi akademik ve idari birimleri ile Kurum Arşivinde yürütülen arşiv işlemlerine yardımcı olmak amacıyla hazırlanmıştır. Yürürlükteki mevzuat ve Üniversitenin güncel resmî yazıları esas alınır.

Arşiv işlemlerine ilişkin tereddütlerde Arşiv Hizmetleri Şube Müdürlüğü ile iletişime geçilmesi önerilir.

Sıkça Sorulan Sorular ↗   |   Arşiv Terimleri Sözlüğü ↗